Egy jól kialakított irattárban nem egyszerűen polcokra van szükség. Olyan tárolórendszert érdemes kialakítani, amely megfelelően kihasználja a rendelkezésre álló helyet, könnyen áttekinthetővé teszi a dokumentumokat, alkalmazkodik a különböző méretű iratanyagokhoz, és később is bővíthető.

A csavarmentes salgó polc irattárak kialakítására különösen praktikus megoldás, mert egyszerre biztosít nagy tárolókapacitást, rugalmas polcosztást és egyszerű bővíthetőséget.

Az UGP S1 csavarmentes salgó polcrendszer vállalati és intézményi irattárakban egyaránt alkalmazható. A polcszintek 33 mm-es osztásokban állíthatók, többféle polcszélesség és -mélység választható, a rendszer pedig egyoldalas és kétoldalas polcsorok kialakítására is alkalmas.

Ez lehetővé teszi, hogy az irattári polcrendszer ne egy előre meghatározott sablonhoz, hanem a helyiséghez és a ténylegesen tárolandó dokumentumokhoz igazodjon.

Miért jó választás a csavarmentes salgó polc irattárba?

Az irattári tárolás egyik legfontosabb követelménye a rendelkezésre álló hely hatékony kihasználása.

Egy irodai irattárban, vállalati archívumban vagy intézményi dokumentumtárban akár több száz vagy több ezer iratrendezőt, archiváló dobozt és dokumentumcsomagot kell rendszerezetten elhelyezni.

Ha a polcok között túl nagy függőleges távolság marad, jelentős tárolókapacitás veszhet el. Ha viszont túl kicsi a polctávolság, a dossziék nehezen hozzáférhetővé válhatnak.

Az UGP S1 esetében a polcszintek 33 mm-enként állíthatók, ezért a polcok közötti távolság pontosabban hozzáigazítható az iratrendezők, archiváló dobozok vagy más dokumentumtárolók magasságához.

Ez az aprónak tűnő tulajdonság egy nagyobb irattárban akár további teljes polcszintek kialakítását is lehetővé teheti.

Több irat ugyanazon az alapterületen

Az irattár kapacitását alapvetően három tényező határozza meg:

• a rendelkezésre álló alapterület,
• a helyiség belmagassága,
• valamint az, hogy milyen hatékonyan alakítjuk ki a polcsorokat.

Egy jól megtervezett irattári polcrendszer nemcsak vízszintesen, hanem függőlegesen is kihasználja a helyiséget.

Az UGP S1 standard keretmagasságai 2000, 2500 és 3000 mm, szükség esetén pedig ennél magasabb rendszerek kialakítására is van lehetőség. A standard polcméretek között 600, 900, 1200, 1500 és 1800 mm szélesség, valamint 320–800 mm közötti mélység szerepel.

A különböző méretekből ezért az adott irattári helyiséghez igazodó rendszer építhető.

Miért fontos a megfelelő polcmélység egy irattárban?

Irattári polc választásakor gyakori tévedés, hogy automatikusan a lehető legmélyebb polcot választják.

Pedig iratrendezők és archiváló dobozok tárolásánál sok esetben éppen a megfelelően megválasztott, kisebb mélység biztosít jobb helykihasználást.

Ha a tárolt dokumentum például csak körülbelül 300 mm mély, egy 600–800 mm mély polc használata egyoldalas tárolás esetén feleslegesen nagy helyet foglalhat.

Az UGP S1 egyik legkisebb standard polcmélysége 320 mm, amely számos irattári alkalmazáshoz kifejezetten praktikus lehet. Emellett 400, 500, 600, 700 és 800 mm mély kialakítások is elérhetők.

A megfelelő polcmélység kiválasztásával keskenyebb polcsorok és ezáltal kedvezőbb közlekedőfolyosók alakíthatók ki.

Kétoldalas irattári polcsorokkal tovább növelhető a kapacitás

Nagyobb irattáraknál különösen fontos kérdés, hogyan helyezzük el a polcsorokat.

Az UGP S1 keretoszlopának kialakítása lehetővé teszi, hogy ugyanazon keret mindkét oldalára polc kerüljön.

Ez irattári alkalmazásnál kifejezetten előnyös.

A helyiség falai mellé egyoldalas polcsorok telepíthetők, míg a középső területeken kétoldalas polcrendszerek alakíthatók ki.

Egy kétoldalas irattári polcsornál az egyik folyosóról az egyik oldal dokumentumai, a következő folyosóról pedig ugyanazon állványsor másik oldalán tárolt iratok érhetők el.

Így az állványok által elfoglalt terület hatékonyabban használható.

Iratrendezők tárolása csavarmentes salgó polcon

A klasszikus irattár egyik leggyakoribb tárolási egysége az álló iratrendező.

Ilyenkor különösen fontos, hogy a polcok közötti függőleges távolság ne legyen lényegesen nagyobb a dossziék magasságánál.

Ha például minden polcszint fölött 80–100 mm kihasználatlan hely marad, hat-nyolc polcszint esetén már jelentős függőleges terület veszhet el.

A 33 mm-es polcosztás lehetővé teszi az iratrendezők magasságához közeli polckiosztás kialakítását, miközben természetesen elegendő hely hagyható a dokumentumok kényelmes kiemeléséhez is.

Ez különösen fontos olyan archívumokban, ahol több száz folyóméter dokumentum elhelyezése a cél.

Archiváló dobozok tárolására is alkalmas

Nem minden dokumentumot tárolnak hagyományos iratrendezőben.

A ritkábban használt, hosszú távon megőrzendő dokumentumok gyakran archiváló kartondobozokba kerülnek.

Ezek mérete eltérhet a hagyományos dossziékétól, ezért előnyös, ha a polcrendszer kialakítása később módosítható.

A csavarmentes kialakítás miatt az UGP S1 polcszintjei áthelyezhetők, így egy korábban iratrendezőkhöz használt polcrész később magasabb archiváló dobozokhoz is hozzáigazítható.

Nem kell teljes polcrendszert lecserélni csak azért, mert megváltozik az iratok tárolási módja.

Címkézhető polcrendszer – gyorsabb dokumentumkeresés

Egy jól működő irattár egyik legfontosabb követelménye, hogy egy dokumentumot ne csak el lehessen helyezni, hanem később gyorsan meg is lehessen találni.

Ehhez célszerű egyértelmű azonosítási rendszert kialakítani.

Az UGP S1 rendszerhez műanyag címketartó elem is elérhető, amely a polcon tárolt tételek azonosítására használható.

Irattári környezetben a címkéken feltüntethető például:

• szervezeti egység,
• ügytípus,
• évszám vagy időszak,
• irattári jel,
• dokumentumtípus,
• dobozszám,
• polcsor- és polcszintazonosító.

Egy következetes címkézési rendszer jelentősen egyszerűsítheti a dokumentumok visszakeresését.

Polcosztókkal elkülöníthetők az egyes iratcsoportok

Egy hosszabb polcon több különböző dokumentumcsoport is helyet kaphat.

Ilyenkor praktikus lehet fizikailag is elkülöníteni az egyes iratanyagokat.

Az UGP S1 rendszerhez különböző kialakítású polcosztók és elválasztóelemek állnak rendelkezésre, amelyek a polc szélességén belül külön tárolási szakaszok létrehozását teszik lehetővé.

Ez irattárban segíthet például különválasztani az egyes:

• éveket,
• szervezeti egységeket,
• ügyfélcsoportokat,
• projektdokumentációkat,
• szerződéseket,
• pénzügyi dokumentumokat.

Az elválasztás különösen akkor hasznos, amikor a polcszakasz még nincs teljesen feltöltve, mert segíthet az álló iratrendezők vagy dokumentumok rendezett pozícióban tartásában.

Nagy teherbírás az iratok biztonságos tárolásához

Egyetlen iratrendező nem tűnik nehéznek, azonban egy teljes polcszinten elhelyezett, papírral megtöltött dossziésor tömege már jelentős lehet.

Ez különösen hosszú polcok és nagy sűrűségű archiválás esetén fontos.

Az UGP S1 polcszintek teherbírása kialakítástól függően 130–650 kg/polc, a keret névleges teherbírása pedig 1500 kg.

Irattári polcrendszer tervezésekor ezért nem csupán azt kell meghatározni, hány dosszié fér el egy polcon, hanem az adott polcszint várható össztömegével is számolni kell.

A megfelelően méretezett állványrendszer így hosszú távon is alkalmas lehet nagy mennyiségű dokumentum tárolására.

Miért előnyös a csavarmentes kialakítás egy irattárban?

Egy hagyományos csavaros salgó polcnál a polcszintek áthelyezése több szerelési munkával járhat.

A csavarmentes UGP S1 esetében a polctartó gerendák az oszlop kialakított rögzítési pontjaira kapcsolódnak, ezért a polcszint és az oszlop között nincs hagyományos csavaros kapcsolat.

Ez három szempontból lehet előnyös egy irattárban:

Gyorsabb telepítés: nagyszámú polcszintből álló rendszer esetén az egyszerű szerelhetőség jelentős előnyt jelent.

Egyszerűbb átalakítás: ha megváltozik a tárolt iratok mérete vagy típusa, a polcszintek áthelyezhetők.

Könnyebb bővítés: a meglévő polcrendszer további mezőkkel folytatható.

Egy irattár általában nem statikus rendszer. Évről évre új dokumentumok érkeznek, ezért a későbbi változtathatóság különösen fontos.

Moduláris irattári polcrendszer, amely együtt bővíthető az archívummal

Egy vállalati irattár egyik tipikus problémája, hogy a dokumentummennyiség folyamatosan növekszik.

A kezdetben elegendő tárolókapacitás néhány év alatt elfogyhat.

Ezért az irattári polcrendszer megtervezésekor nem kizárólag az aktuális dokumentummennyiséget érdemes figyelembe venni, hanem a várható növekedést is.

A moduláris UGP S1 rendszer további állványmezőkkel bővíthető, a meglévő polcszintek pedig átrendezhetők.

Így nem feltétlenül szükséges minden kapacitásbővítéskor teljesen új irattári rendszert kialakítani.

Kis irattárban is fontos a jó helykihasználás

A helytakarékosság nem csak több ezer iratot kezelő vállalatok számára fontos.

Egy kisebb könyvelőiroda, ügyvédi iroda, rendelő, iskola vagy vállalkozás irattárában akár néhány négyzetméteren is jelentős dokumentummennyiséget kell tárolni.

Ilyenkor különösen fontos:

• a falak teljes hosszának kihasználása,
• a megfelelő polcmélység,
• a belmagassághoz igazodó állványmagasság,
• az iratrendezők méretéhez igazodó polcosztás,
• valamint a megfelelő szélességű közlekedőfolyosók kialakítása.

Egy jól megtervezett irattári polcrendszerrel sokszor anélkül növelhető jelentősen a tárolókapacitás, hogy nagyobb helyiségre lenne szükség.

Nagy irattárak kialakítására is alkalmas

Nagyobb vállalatoknál, közintézményeknél, önkormányzatoknál vagy más szervezeteknél akár több ezer vagy több tízezer dokumentum tárolása válhat szükségessé.

Ilyen léptékben már nem önálló polcokban, hanem komplett irattári polcrendszerben érdemes gondolkodni.

A helyiség falai mellett kialakíthatók egyoldalas sorok, középen pedig kétoldalas állványsorok.

A polcmezők mérete és a polcszintek száma a tárolandó dokumentumokhoz igazítható, így ugyanaz a rendszer kisebb irattártól a nagyobb vállalati archívumig többféle méretben kialakítható.

Oldalfal és hátfal is kialakítható

Bizonyos irattári környezetben nemcsak nyitott polcrendszerre lehet szükség.

Az UGP S1 rendszerhez a megrendelő igénye alapján horganyzott acél oldalfal és hátfal is telepíthető.

Az oldalfalak vizuálisan is rendezettebbé tehetik az egyes polcsorokat, valamint egyértelműbben elkülöníthetik a tárolási szakaszokat.

A hátfal pedig olyan elrendezésben lehet előnyös, ahol meg kell akadályozni, hogy az iratok vagy dobozok a polc mögötti területre kerüljenek.

Iroda és irattár ugyanazzal a polcrendszerrel

A dokumentumtárolás nem minden vállalkozásnál külön irattári helyiségben történik.

Kisebb cégeknél gyakori, hogy a ritkábban használt dokumentumok az iroda egyik elkülönített részében kapnak helyet.

Az UGP S1 termékoldala a rendszert irodai és irattári használatra egyaránt ajánlja vállalatoknak és állami intézményeknek.

Ez lehetőséget ad arra, hogy ugyanarra a rendszerre épüljön az aktív dokumentumok és az archivált iratok tárolása.

Irattári polc vagy hagyományos irodaszekrény?

Kisebb mennyiségű dokumentum számára egy hagyományos irodaszekrény megfelelő megoldás lehet.

Nagyobb dokumentummennyiségnél azonban egy kifejezetten tárolásra kialakított irattári polcrendszer több szempontból előnyösebb lehet.

Nagyobb iratmennyiség esetén ezért nem feltétlenül érdemes hagyományos bútorok sorozatában gondolkodni. Egy moduláris irattári állványrendszer jobban hozzáigazítható a helyiség méretéhez és a dokumentumok mennyiségéhez.

Hogyan tervezzünk irattári polcrendszert?

Egy jól működő irattár kialakítását mindig a tárolandó dokumentumok és a rendelkezésre álló hely felmérésével érdemes kezdeni.

A tervezés során legalább az alábbi kérdésekre célszerű választ adni:

Milyen dokumentumokat kell tárolni?

Iratrendezőket, archiváló dobozokat, lefűzött iratokat vagy többféle formátumot?

Mekkora a jelenlegi iratmennyiség?

Az iratanyag mennyiségének ismeretében meghatározható a szükséges polcfolyóméter.

Mennyivel nőhet az irattár a következő években?

Érdemes tartalék kapacitással számolni, különösen hosszú megőrzési idejű dokumentumok esetén.

Mekkora helyiség áll rendelkezésre?

A szélesség, hosszúság és belmagasság együttesen határozza meg az optimális polckiosztást.

Egy- vagy kétoldalas polcsorokra van szükség?

A falak mentén jellemzően egyoldalas, a helyiség közepén pedig kétoldalas polcsorok használhatók hatékonyan.

Mekkora közlekedőfolyosó szükséges?

A polcok közötti távolságot úgy kell meghatározni, hogy az iratok kényelmesen és biztonságosan hozzáférhetők legyenek.

Szükség van címkézésre vagy polcosztókra?

Nagy dokumentummennyiségnél ezek jelentősen javíthatják az irattár áttekinthetőségét.

Milyen helyeken használható csavarmentes salgó polc irattárként?

A csavarmentes irattári polcrendszer számos területen alkalmazható, például:

• vállalati irattárban,
• irodai archívumban,
• könyvelőirodában,
• ügyvédi irodában,
• önkormányzatnál,
• állami intézményben,
• oktatási intézményben,
• egészségügyi intézményben,
• műszaki dokumentációk tárolására,
• projektarchívumban,
• szerződéstárban,
• pénzügyi és számviteli dokumentumok archiválására.

Az optimális kialakítás minden esetben a dokumentumok mennyiségétől, méretétől és a rendelkezésre álló helytől függ.

Miért érdemes UGP S1 csavarmentes salgó polcot választani irattárba?

Egy irattári rendszer hosszú évekre készül, ezért a választásnál nem csak a pillanatnyi tárolási igényt érdemes figyelembe venni.

Az UGP S1 csavarmentes salgó polc irattári használatának legfontosabb előnyei:

• 33 mm-enként állítható polcszintek,
• többféle polcszélesség és polcmélység,
• nagy teherbírás,
• gyorsan szerelhető csavarmentes kialakítás,
• moduláris bővíthetőség,
• kétoldalas polcsorok kialakításának lehetősége,
• címketartók alkalmazása,
• polcosztók használata,
• oldalfal és hátfal telepítésének lehetősége,
• vállalati és intézményi irattári használatra egyaránt alkalmas kialakítás.

Ezek együtt olyan rendszert eredményeznek, amely nemcsak dokumentumok elhelyezésére szolgál, hanem egy jól szervezett és később is alakítható irattári tárolórendszer alapja lehet.

Több tárolókapacitás, átláthatóbb irattár

Egy jól megtervezett irattárban a cél nem egyszerűen az, hogy minél több dokumentum férjen el.

Ugyanilyen fontos, hogy az iratok rendszerezetten, könnyen azonosíthatóan és egyszerűen hozzáférhetően legyenek tárolhatók.

A csavarmentes salgó polc ehhez azért jó választás, mert az állvány méretei és a polcszintek elhelyezése a tényleges iratanyaghoz igazítható, később pedig a rendszer módosítható és bővíthető.

Az UGP S1 így egy kisebb irodai archívumtól egy nagyobb vállalati vagy intézményi irattárig számos dokumentumtárolási feladat megoldására használható.

Gyakori kérdések a csavarmentes salgó polc irattári használatáról

Alkalmas a csavarmentes salgó polc irattár kialakítására?

Igen. A csavarmentes salgó polc nagy mennyiségű iratrendező, archiváló doboz és egyéb dokumentum rendszerezett tárolására használható. Az UGP S1 rendszert a gyártó vállalati és állami intézményi irattárak számára is ajánlja.

Miért jó a 33 mm-enként állítható polcszint irattárban?

Mert a polcok közötti távolság pontosabban hozzáigazítható az iratrendezők vagy archiváló dobozok magasságához. Ezzel csökkenthető a polcszintek közötti kihasználatlan hely, és növelhető az irattár kapacitása.

Milyen mély polc ajánlott iratrendezőkhöz?

A megfelelő mélységet mindig a tárolandó iratrendezők vagy dobozok mérete alapján érdemes meghatározni. Az UGP S1 rendszer 320, 400, 500, 600, 700 és 800 mm mélységű polcokkal alakítható ki.

Kialakítható kétoldalas irattári polc?

Igen. Az UGP S1 keretoszlopának mindkét oldalára elhelyezhető polc, ezért a helyiség közepén kétoldalas irattári állványsorok is kialakíthatók.

Bővíthető később az irattári polcrendszer?

Igen. Az UGP S1 moduláris rendszer, ezért megfelelő tervezés mellett újabb állványmezőkkel és polcszintekkel tovább bővíthető.

Megjelölhetők az egyes polcok?

Igen. Az UGP S1 rendszerhez címketartó elem is rendelkezésre áll, amelyen feltüntethető például az irattári jel, az évszám, a dokumentumcsoport vagy más azonosító.

Elválaszthatók egymástól a különböző iratcsoportok?

Igen. A rendszerhez többféle polcosztó és elválasztóelem használható, amelyek segítségével egyetlen polcszinten belül külön tárolási területek alakíthatók ki.

Mekkora az UGP S1 polc teherbírása?

Az UGP S1 polcszintek teherbírása kialakítástól függően 130–650 kg/polc, a keret teherbírása pedig 1500 kg. A konkrét kialakítást mindig a várható terhelés alapján kell meghatározni.

Használható kisebb irodai irattárban is?

Igen. A rendszer nemcsak nagy archívumokban használható. Többféle szélességben és mélységben kialakítható, ezért kisebb irodai irattárhoz vagy dokumentumtároló helyiséghez is hozzáigazítható.

Miért előnyös a csavarmentes polc egy irattárban?

Mert gyorsan szerelhető, a polcszintek egyszerűbben áthelyezhetők, a rendszer pedig később bővíthető. Ez különösen előnyös olyan irattárakban, ahol a dokumentumok mennyisége és a tárolási igény idővel változik.